Tussenrekening voor Mollie, Stripe en PayPal in Exact Online: zo richt je het in
Inhoudsopgave
Verkoop je online en ontvang je betalingen via Mollie, Stripe, PayPal of een andere betalingsprovider? Dan ken je het: je betaalprovider stort niet per transactie, maar stort één bedrag van alle transacties samen. Op je bankafschrift staat dan één bedrag, terwijl er in Exact Online bijvoorbeeld veertig losse facturen openstaan.
Hoe verwerk je dit op de juiste manier in je boekhouding? De oplossing is een tussenrekening. Dit is een aparte rekening in je boekhouding waar het geld van je betaalprovider ’tussendoor’ staat. In dit artikel lees je wat een tussenrekening is, hoe je deze inricht in Exact Online en hoe je betalingen, kosten en uitbetalingen boekt.
Wat is een tussenrekening en waarom heb je deze nodig?
Een tussenrekening is een balansrekening die het saldo bij je betaalprovider weergeeft. Je kunt het zien als een extra bankrekening: geld komt erop binnen als een klant betaalt, en gaat eraf als je betaalprovider kosten inhoudt of het saldo naar je bank overmaakt.
Zonder tussenrekening loop je tegen drie problemen aan:
- Uitbetalingen passen niet op facturen. Eén storting van je betaalprovider dekt tientallen facturen, minus kosten. Handmatig uitzoeken welke facturen erbij horen kost veel tijd.
- Kosten verdwijnen uit beeld. Transactiekosten worden ingehouden voordat het geld op je bank staat. Boek je alleen het nettobedrag, dan kloppen je omzet en je kosten niet.
- Je weet niet wat er nog onderweg is. Geld dat al betaald is maar nog niet is uitbetaald, staat nergens in je administratie.
Met een tussenrekening zie je op elk moment hoeveel geld er bij je betaalprovider staat, en kun je elke factuur direct afletteren zodra de klant heeft betaald. Meer over afletteren lees je in automatisch afletteren in Exact Online.
Zo richt je de tussenrekening in Exact Online in
Er zijn twee manieren. Wij raden de eerste aan.
- Een eigen bankdagboek per betaalprovider (aanbevolen). Je maakt in Exact Online voor Mollie, Stripe en PayPal elk een apart dagboek van het type Bank, met een eigen grootboekrekening, bijvoorbeeld ‘Tussenrekening Mollie’. Elke betaling, elke kostenpost en elke uitbetaling boek je in dat dagboek. Zo heb je per betaalprovider een overzichtelijk ‘afschrift’ en zie je direct het saldo.
- Eén kruispostenrekening voor alle betaalproviders. Alles loopt via één rekening. Dat is sneller ingericht, maar zodra je meer dan één betaalprovider gebruikt, raak je het overzicht kwijt: je ziet niet meer welk deel van het saldo bij welke provider hoort.
Een eigen dagboek inrichten doe je zo:
- Maak een nieuwe grootboekrekening aan van het type balans, bijvoorbeeld ‘Tussenrekening Mollie’.
- Maak een nieuw dagboek aan van het type Bank en koppel daar de nieuwe grootboekrekening aan.
- Maak een grootboekrekening ‘Transactiekosten betaalproviders’ aan (kosten), als je die nog niet hebt.
- Herhaal stap 1 en 2 voor elke betaalprovider die je gebruikt.
Gebruik je de ZioSync-koppeling? Dan heb je beide nodig: een eigen bankdagboek per betaalprovider en een kruispostenrekening. ZioSync boekt in het dagboek de betalingen, kosten, refunds en chargebacks van elke uitbetaling, en zet het uitbetaalde bedrag op de kruispostenrekening. Die kruispost streep je weg tegen de bijschrijving op je bankafschrift. Maak daarnaast grootboekrekeningen aan voor betalingsverschillen, refunds en chargebacks: die kies je bij het instellen van de koppeling.
Boekingsvoorbeeld: een bestelling van € 121 via Mollie
Een klant bestelt in je webshop voor € 121 (€ 100 plus 21% btw) en betaalt met iDEAL via Mollie. Mollie rekent € 0,29 transactiekosten en maakt het saldo later over naar je bankrekening. Zo ziet dat er in Exact Online uit:
| Stap | Debet | Credit | Bedrag |
|---|---|---|---|
| 1. Verkoopfactuur | Debiteuren | Omzet (€ 100) en te betalen btw (€ 21) | € 121,00 |
| 2. Klant betaalt via Mollie | Tussenrekening Mollie | Debiteuren | € 121,00 |
| 3. Mollie houdt kosten in | Transactiekosten | Tussenrekening Mollie | € 0,29 |
| 4. Mollie maakt over naar je bank | Bank | Tussenrekening Mollie | € 120,71 |
Na stap 4 staat de tussenrekening weer op € 0. De factuur is in stap 2 al afgeletterd, de kosten staan als kosten in je administratie en het bedrag op je bank sluit precies aan. Bij veertig bestellingen werkt het net zo: veertig keer stap 2, de kosten van die uitbetaling in stap 3, en één uitbetaling in stap 4.
Met de ZioSync-koppeling worden stap 2 tot en met 4 in één boeking gemaakt zodra je betaalprovider uitbetaalt. De kosten staan dan op één regel per uitbetaling, en het uitbetaalde bedrag gaat naar je kruispostenrekening.
Waarom staat je tussenrekening niet op nul?
Een tussenrekening die na een uitbetaling niet op nul uitkomt (of op het saldo dat nog bij je betaalprovider staat), is een signaal dat er iets ontbreekt. De vijf meest voorkomende oorzaken:
- Transactiekosten niet geboekt. Het verschil is dan precies het bedrag aan kosten. Boek ze apart, niet weggestreept tegen de omzet.
- Terugbetalingen. Een refund aan een klant gaat van je saldo bij de betaalprovider af. Boek een creditnota en een betaling vanaf de tussenrekening. ZioSync boekt refunds op een aparte refundrekening, of koppelt ze aan de creditnota als je je webshopkoppeling als refundbron instelt.
- Chargebacks. Een klant betwist een betaling via de bank of creditcardmaatschappij. Het bedrag (plus soms een vergoeding) wordt ingehouden.
- Uitbetalingen over twee periodes. Een betaling van 31 december die pas op 2 januari wordt uitbetaald, staat op de balansdatum nog op de tussenrekening. Dat is correct: het is geld dat je tegoed hebt.
- Reserves. Sommige betaalproviders houden een deel van je saldo tijdelijk vast als buffer. Dat bedrag blijft op de tussenrekening staan tot het wordt vrijgegeven.
Controleer daarom regelmatig of het saldo van je tussenrekening overeenkomt met het saldo dat je betaalprovider in zijn dashboard toont.
Verschillen tussen Mollie, Stripe en PayPal
Het principe is bij elke betaalprovider hetzelfde, maar de details verschillen:
| Mollie | Stripe | PayPal | |
|---|---|---|---|
| Uitbetaling | Periodiek naar je bank (frequentie instelbaar) | Automatisch volgens een vast schema | Saldo blijft in PayPal tot je het (automatisch) laat overmaken |
| Kosten | Ingehouden op de uitbetaling | Ingehouden per transactie | Ingehouden per transactie |
| Vreemde valuta | Uitbetaling in euro | Afhankelijk van je instellingen | Saldi in meerdere valuta mogelijk |
Werk je met PayPal-saldi in vreemde valuta? Dan heb je ook te maken met koersverschillen. Lees daarvoor wisselkoersen in Exact Online. Per betaalprovider vind je meer uitleg in onze artikelen over Mollie, Stripe, PayPal en Shopify Payments. Nog niet zeker wat een betaalprovider precies doet? Lees wat is een payment service provider.
De tussenrekening automatisch laten afletteren
Bij een paar bestellingen per week is handmatig boeken goed te doen. Bij tientallen of honderden betalingen per dag niet meer. De afletterkoppelingen van ZioSync halen de uitbetalingen van je betaalprovider op en koppelen elke betaling aan de openstaande post in Exact Online, op basis van het factuur- of ordernummer in de omschrijving. Is alles gekoppeld, dan wordt de uitbetaling automatisch geboekt en afgeletterd. Betalingen die ZioSync niet kan koppelen, match je zelf.
Bekijk de koppelingen voor Mollie, Stripe, PayPal en Shopify Payments, of bekijk alle Exact Online koppelingen. Je probeert elke koppeling de eerste 2 maanden gratis.
Conclusie
Een tussenrekening per betaalprovider zorgt ervoor dat je administratie klopt, ook als je betaalprovider in één bedrag uitbetaalt en de kosten al heeft ingehouden. Richt in Exact Online per betaalprovider een eigen bankdagboek in, boek betalingen, kosten en uitbetalingen apart, en controleer regelmatig of het saldo aansluit bij je betaalprovider. Wil je dat niet meer handmatig doen? Laat de koppeling het voor je afletteren.
Veelgestelde vragen
Moet ik per betaalprovider een aparte tussenrekening gebruiken?
Dat raden we aan. Met een eigen tussenrekening en dagboek per betaalprovider zie je per provider het saldo en kun je het makkelijk vergelijken met het dashboard van die provider. Met één gezamenlijke rekening raak je dat overzicht kwijt zodra je meer dan één betaalprovider gebruikt.
Wat doe ik met een betaling die pas na de jaarovergang wordt uitbetaald?
Boek je handmatig, dan staat die betaling op de balansdatum op de tussenrekening: het is geld dat je tegoed hebt van je betaalprovider. Gebruik je ZioSync, dan wordt de betaling geboekt in de periode van de uitbetaling en staat de factuur op 31 december nog als openstaande post. Bespreek met je boekhouder of je dat bij de jaarafsluiting wilt corrigeren.
Zit er btw op de transactiekosten van mijn betaalprovider?
Dat verschilt per betaalprovider en per dienst. Kijk op de factuur die je betaalprovider stuurt: daar staat of er btw is berekend. Twijfel je, overleg dan met je boekhouder.
Hoe boek ik een terugbetaling aan een klant?
Maak een creditnota voor de klant en boek de terugbetaling vanaf de tussenrekening van je betaalprovider. De tussenrekening daalt dan met het terugbetaalde bedrag, en de volgende uitbetaling van je betaalprovider is net zoveel lager. ZioSync boekt refunds op een aparte refundrekening, of koppelt ze aan de creditnota als je je webshopkoppeling als refundbron instelt.
Kan ZioSync de tussenrekening automatisch bijwerken?
Ja. De afletterkoppelingen van ZioSync voor Mollie, Stripe, PayPal en Shopify Payments boeken elke uitbetaling in je bankdagboek en letteren de gekoppelde facturen automatisch af in Exact Online. Je probeert elke koppeling de eerste 2 maanden gratis.
Start gratis, en zonder gedoe, met ZioSync
- Gratis instelservice
- Altijd expert support beschikbaar
- 2 maanden gratis proefperiode