Transactiekosten van Mollie, Stripe en PayPal boeken in Exact Online
Inhoudsopgave
Ontvang je betalingen via Mollie, Stripe of PayPal? Dan krijg je nooit precies het bedrag dat je klant betaalt. Je betaalprovider houdt eerst transactiekosten in, en maakt daarna het nettobedrag naar je bank over. Op zich logisch, maar in je boekhouding gaat het hier vaak mis: de kosten verdwijnen in het nettobedrag, je omzet klopt niet meer en je tussenrekening sluit niet aan.
In dit artikel lees je welke kosten een betaalprovider rekent, hoe je ze boekt in Exact Online en waar je op moet letten bij de btw.
Waarom je transactiekosten apart moet boeken
Het is verleidelijk om alleen het bedrag te boeken dat op je bank binnenkomt. Toch is dat niet goed, om drie redenen:
- Je omzet moet bruto zijn. Een klant betaalt € 121 voor een factuur van € 121. Die factuur is volledig betaald, ook al ontvang je minder. Strepen de kosten weg tegen de omzet, dan staat je omzet te laag in je administratie en in je btw-aangifte.
- Je ziet wat betalen je kost. Transactiekosten lopen bij een groeiende webshop snel op. Als je ze apart boekt, zie je per maand en per betaalprovider wat het kost, en kun je vergelijken.
- Je tussenrekening sluit aan. Zonder kostenboeking blijft er na elke uitbetaling een klein bedrag op je tussenrekening staan. Meer daarover lees je in tussenrekening voor Mollie, Stripe en PayPal in Exact Online.
Welke kosten rekent een betaalprovider?
Welke kosten je precies betaalt, hangt af van je betaalprovider, je contract en de betaalmethoden die je klanten gebruiken. Dit zijn de meest voorkomende soorten:
| Soort kosten | Voorbeeld | Wanneer |
|---|---|---|
| Vast bedrag per transactie | iDEAL of Wero: een vast bedrag per betaling | Bij elke betaling |
| Percentage per transactie | Creditcards: een percentage van het bedrag, vaak plus een vast bedrag | Bij elke betaling |
| Terugbetalingskosten | Kosten voor het terugstorten van een betaling aan een klant | Bij een refund |
| Chargebackkosten | Vergoeding als een klant een creditcardbetaling betwist | Bij een chargeback |
| Valutaconversie | Opslag bij het omrekenen van een vreemde valuta naar euro | Bij betalingen in een andere valuta |
| Vaste kosten | Een abonnement of maandbedrag | Maandelijks |
Kijk voor de actuele tarieven altijd op de tariefpagina van je eigen betaalprovider.
Zo boek je transactiekosten in Exact Online
Maak eerst een kostenrekening aan, bijvoorbeeld ‘Transactiekosten betaalproviders’. Wil je per provider kunnen vergelijken, maak dan per betaalprovider een eigen kostenrekening aan.
Je boekt de kosten vanaf de tussenrekening van je betaalprovider. Stel: Mollie maakt vandaag de betalingen van 40 bestellingen over. Samen was dat € 3.960,00, Mollie heeft € 12,60 aan kosten ingehouden en je ontvangt € 3.947,40 op je bank.
| Boeking | Debet | Credit | Bedrag |
|---|---|---|---|
| 40 betalingen ontvangen | Tussenrekening Mollie | Debiteuren | € 3.960,00 |
| Transactiekosten | Transactiekosten betaalproviders | Tussenrekening Mollie | € 12,60 |
| Uitbetaling naar je bank | Bank | Tussenrekening Mollie | € 3.947,40 |
Daarna staat de tussenrekening weer op € 0, zijn alle facturen volledig afgeletterd en staan de kosten apart in je resultatenrekening.
Per transactie of per uitbetaling boeken?
Je kunt de kosten op twee manieren boeken:
- Per transactie. Bij elke betaling boek je ook de kosten van die betaling. Dat is het nauwkeurigst: je ziet per bestelling wat de betaling kostte. Handmatig is dit wel veel werk.
- Per uitbetaling of per maand. Je boekt de kosten in één bedrag, op basis van het overzicht van je betaalprovider. Dat is minder werk, maar je ziet de kosten pas achteraf en per periode. Zo werkt ook de ZioSync-koppeling: per uitbetaling één kostenregel (bij Mollie per betaalmethode), apart van de omzet.
Beide manieren zijn correct, zolang de kosten maar apart van de omzet worden geboekt en je tussenrekening aansluit.
Btw op transactiekosten: let op
Of er btw op transactiekosten zit, verschilt per betaalprovider en per dienst. In de praktijk kom je drie situaties tegen:
- Geen btw. Veel betaaldiensten zijn vrijgesteld van btw. Je boekt dan het volledige bedrag als kosten.
- Met btw. Je betaalprovider rekent btw over (een deel van) de kosten. Die btw kun je meestal als voorbelasting terugvragen.
- Btw verlegd. Is je betaalprovider in een ander EU-land gevestigd en is de dienst belast, dan kan de btw naar jou verlegd zijn. Je geeft die dan zelf aan in je btw-aangifte.
Welke situatie voor jou geldt, zie je op de factuur of het kostenoverzicht van je betaalprovider. Twijfel je, leg het dan voor aan je boekhouder: een verkeerde btw-boeking corrigeren is meer werk dan het in één keer goed doen.
Gebruik je ZioSync? Bij Mollie boekt de koppeling de kosten met de btw-code die je instelt (0% of het algemene tarief), afhankelijk van of Mollie btw over de kosten rekent. Bij Stripe, PayPal en Shopify Payments zet de koppeling geen btw-code op de kostenregel. Dan bepaalt de instelling van je kostenrekening in Exact Online hoe de btw wordt behandeld.
Waar vind je de kosten bij Mollie, Stripe en PayPal?
- Mollie houdt de kosten in op de uitbetaling. In het dashboard zie je per uitbetaling welke betalingen en kosten erin zitten, en je ontvangt een factuur voor de kosten.
- Stripe houdt de kosten per transactie in op je saldo. In de rapportages zie je per betaling de kosten en per uitbetaling welke transacties erin zitten.
- PayPal houdt de kosten per transactie in. In je activiteitenoverzicht staat bij elke betaling het bedrag aan kosten.
Meer over elke betaalprovider lees je in onze artikelen over Mollie, Stripe en PayPal.
Transactiekosten automatisch laten boeken
Kosten handmatig boeken is bij tientallen betalingen per dag veel werk. De afletterkoppelingen van ZioSync boeken per uitbetaling de betalingen, de kosten op je eigen kostenrekening en eventuele refunds en chargebacks, en letteren de gekoppelde facturen automatisch af in Exact Online.
Bekijk de koppelingen voor Mollie, Stripe, PayPal en Shopify Payments. Je probeert elke koppeling de eerste 2 maanden gratis.
Conclusie
Boek transactiekosten altijd apart van je omzet: je omzet blijft bruto, je ziet wat betalen kost en je tussenrekening sluit aan. Gebruik een eigen kostenrekening, boek de kosten vanaf de tussenrekening van je betaalprovider en controleer op de factuur of er btw op de kosten zit. Met een koppeling gebeurt het grootste deel vanzelf.
Veelgestelde vragen
Op welke grootboekrekening boek ik transactiekosten?
Op een kostenrekening, bijvoorbeeld ‘Transactiekosten betaalproviders’ of ‘Bankkosten’. Wil je per betaalprovider kunnen vergelijken, gebruik dan per provider een eigen kostenrekening.
Mag ik de transactiekosten wegstrepen tegen de omzet?
Nee. Je omzet is het bedrag dat de klant betaalt. De kosten van je betaalprovider zijn een aparte uitgave. Als je ze wegstreept, staat je omzet te laag in je administratie en in je btw-aangifte.
Zit er btw op de transactiekosten van mijn betaalprovider?
Dat verschilt per betaalprovider en per dienst: soms geen btw, soms wel, en bij een buitenlandse provider soms verlegde btw. Kijk op de factuur of het kostenoverzicht van je betaalprovider en overleg bij twijfel met je boekhouder.
Hoe boek ik kosten van een terugbetaling of chargeback?
Net als gewone transactiekosten: als kosten, vanaf de tussenrekening van je betaalprovider. Het terugbetaalde bedrag zelf boek je met een creditnota aan de klant.
Kan ZioSync transactiekosten automatisch verwerken?
Ja. De afletterkoppelingen van ZioSync voor Mollie, Stripe, PayPal en Shopify Payments boeken bij elke uitbetaling de kosten op de kostenrekening die je instelt, apart van de omzet. Je probeert elke koppeling de eerste 2 maanden gratis.
Start gratis, en zonder gedoe, met ZioSync
- Gratis instelservice
- Altijd expert support beschikbaar
- 2 maanden gratis proefperiode