MT940-bestand importeren in Exact Online: zo werkt het en dit is het alternatief
Inhoudsopgave
Wil je banktransacties verwerken in Exact Online? Dan kun je hiervoor een MT940-bestand gebruiken. Dit is een bestandsformaat waarmee banktransacties kunnen worden geëxporteerd en vervolgens in boekhoudsoftware kunnen worden geïmporteerd.
Het proces werkt, maar brengt ook handmatige stappen met zich mee. Je moet het MT940-bestand downloaden, opslaan en vervolgens weer importeren in Exact. Zeker wanneer je regelmatig transacties verwerkt of betalingen ontvangt via een betaalprovider kan dat onnodig veel werk opleveren.
In dit artikel leggen we uit wat een MT940-bestand is, hoe je het bestand importeert in Exact Online en hoe dit proces met de CSV import & match koppeling van ZioSync verder geautomatiseerd kan worden.
Wat is een MT940-bestand?
Een MT940-bestand is een digitaal overzicht met bankafschriften. Het bevat informatie over de transacties op een bankrekening, zoals bedragen, boekingsdata en omschrijvingen.
Het formaat wordt onder andere gebruikt om banktransacties vanuit een bank of betaaldienst over te zetten naar financiële software. In plaats van transacties één voor één in te voeren, kunnen meerdere transacties via één bestand worden ingelezen.
Hoe kun je een MT940-bestand downloaden?
Waar je een MT940-bestand kunt downloaden, hangt af van de bank of betaaldienst die je gebruikt. Wanneer de betreffende aanbieder MT940 ondersteunt, kun je doorgaans binnen de online omgeving een periode selecteren en de bijbehorende transacties exporteren.
Je ontvangt vervolgens een bestand dat je lokaal opslaat en daarna kunt importeren in je boekhoudpakket. In grote lijnen bestaat het proces dus uit drie stappen:
- Transacties exporteren en het MT940-bestand downloaden
- Het bestand opslaan op je computer
- Het MT940-bestand importeren in Exact
Hoewel dit eenvoudiger is dan transacties volledig handmatig overnemen, blijft het een proces waarbij je zelf bestanden moet importeren en exporteren.
De nadelen van werken met MT940-bestanden
Voor incidentele imports kan MT940 een praktische oplossing zijn. Naarmate het aantal transacties of het aantal administraties toeneemt, worden de beperkingen duidelijker.
Je bent afhankelijk van exports en imports, moet bestanden op de juiste plek bewaren en moet erop letten dat je de juiste periode verwerkt. Bovendien bestaat het risico dat een bestand dubbel wordt geïmporteerd of dat transacties worden overgeslagen.
Voor accountants, webshops en organisaties met veel betaaltransacties kan deze handmatige werkwijze daardoor steeds meer tijd kosten.
Het alternatief: CSV import & match koppeling van ZioSync
ZioSync biedt met de CSV import & match koppeling een alternatief voor het handmatig importeren van bankafschriften. Met deze koppeling kunnen transactiegegevens vanuit een CSV-bestand worden ingelezen en volgens vooraf ingestelde regels worden verwerkt en gematcht in Exact Online.
In plaats van telkens dezelfde handelingen uit te voeren, richt je het proces één keer goed in. Op basis van deze instellingen kan ZioSync terugkerende transacties vanuit CSV-bestanden eenvoudig verwerken.
Waarom CSV import & match een beter alternatief kan zijn
Een MT940-bestand is in de basis een methode om bankgegevens van het ene systeem naar het andere te krijgen. CSV import & match van ZioSync gaat een stap verder: het helpt om de verwerking van die gegevens te automatiseren.
Dat levert verschillende voordelen op:
- Minder handmatig werk: Je hoeft niet telkens dezelfde handmatige stappen uit te voeren om transacties op de juiste manier in Exact te verwerken.
- Automatisch matchen: Met ingestelde matchregels kan ZioSync transacties automatisch koppelen aan de juiste gegevens in Exact. Daardoor hoeft niet iedere transactie afzonderlijk beoordeeld en verwerkt te worden.
- Flexibeler dan een vast bankformaat: CSV-bestanden kunnen gegevens uit uiteenlopende systemen bevatten. Daardoor is de oplossing ook interessant voor transacties die niet verwerkt kunnen worden in een MT940-import.
- Geschikt voor grotere aantallen transacties: Hoe meer transacties je verwerkt, hoe groter het voordeel van automatisering wordt. Handelingen die per transactie of import maar weinig tijd kosten, kunnen op maand- of jaarbasis toch flink oplopen.
Conclusie
Werk je slechts af en toe met een bankbestand? Dan kan het downloaden en importeren van een MT940-bestand voldoende zijn.
Verwerk je structureel transactiebestanden, bijvoorbeeld vanuit een webshop, betaalprovider of ander extern platform? Dan is het interessant om verder te kijken dan alleen de traditionele MT940-import.
Met de CSV import & match koppeling van ZioSync kun je de verwerking slimmer inrichten en terugkerende handelingen automatiseren. Zo besteed je minder tijd aan bestanden downloaden, importeren en transacties handmatig matchen.
Start gratis, en zonder gedoe, met ZioSync
- Gratis instelservice
- Altijd expert support beschikbaar
- 2 maanden gratis proefperiode