Betalingsverschillen boeken in Exact Online: zo sluit je openstaande posten af
Inhoudsopgave
Je stuurt een factuur van € 250, en de klant betaalt € 249,98. Of € 250,05. Klein verschil, maar in Exact Online blijft de factuur dan gewoon openstaan. En na een paar maanden heb je een lijst vol openstaande posten van een paar cent, die niemand meer begrijpt.
In dit artikel lees je wat een betalingsverschil is, hoe je het boekt in Exact Online, wanneer je het juist níet afboekt, en hoe je dit automatisch laat gebeuren.
Wat is een betalingsverschil?
Een betalingsverschil is het verschil tussen het bedrag van een openstaande post en het bedrag dat je daadwerkelijk ontvangt. Veel voorkomende oorzaken:
- Afronding. Een verschil van een of twee cent door afronding in een webshop of kassasysteem.
- Kosten. De klant of diens bank houdt kosten in, of je betaalprovider rekent het bedrag anders af.
- Valuta. De factuur is in een andere valuta dan de betaling, en de koers op de betaaldag wijkt af.
- Korting. De klant trekt zelf een korting af, bijvoorbeeld voor snelle betaling.
- Een te lage of te hoge betaling. De klant heeft simpelweg een ander bedrag overgemaakt.
Betalingsverschil of deelbetaling?
Niet elk verschil boek je af. Het onderscheid is belangrijk:
- Betalingsverschil: het verschil is klein en je verwacht het niet meer te ontvangen. Je boekt het af op een grootboekrekening en de factuur is volledig afgeletterd.
- Deelbetaling: de klant betaalt een deel en de rest volgt nog. Dan laat je het restant openstaan, zodat je het kunt opvolgen.
Een handige vuistregel: spreek een grens af, bijvoorbeeld een paar euro. Verschillen daaronder boek je af, verschillen daarboven laat je openstaan en volg je op.
Zo boek je een betalingsverschil in Exact Online
Maak eerst een grootboekrekening ‘Betalingsverschillen’ aan. Bij het verwerken van de betaling boek je dan het volledige factuurbedrag op de debiteur, en het verschil op die rekening. Een voorbeeld: factuur € 250,00, ontvangen € 249,98.
| Regel | Debet | Credit | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Ontvangen betaling | Bank | € 249,98 | |
| Betalingsverschil | Betalingsverschillen | € 0,02 | |
| Factuur afgeletterd | Debiteuren | € 250,00 |
De factuur is daarmee volledig afgeletterd, en het verschil van twee cent staat zichtbaar op de rekening Betalingsverschillen. Betaalt de klant te veel, dan staat het verschil aan de creditkant.
Gaat het om een korting die je bewust geeft, zoals een betalingskorting? Dan kan dat gevolgen hebben voor de btw. Overleg in dat geval met je boekhouder hoe je die boekt.
Betalingsverschil en koersverschil
Bij facturen en betalingen in vreemde valuta ontstaat vaak een verschil door de wisselkoers. De koers op de factuurdatum is dan anders dan de koers op de dag van betaling. Sommige administraties boeken dat op een aparte rekening ‘Koersverschillen’, zodat je het los ziet van gewone betalingsverschillen. Meer over koersen lees je in wisselkoersen in Exact Online.
Controleer je rekening Betalingsverschillen
Een rekening Betalingsverschillen met alleen centen is gezond. Zie je grote bedragen? Dan is er vaak iets anders aan de hand:
- een betaling is aan de verkeerde factuur gekoppeld;
- een deelbetaling is per ongeluk volledig afgeboekt;
- er zijn kosten van je betaalprovider als betalingsverschil geboekt in plaats van als transactiekosten.
Loop de rekening daarom elke maand even na.
Zo boekt ZioSync betalingsverschillen
Bij de afletterkoppelingen van ZioSync stel je een grootboekrekening voor betalingsverschillen in. Wijkt het ontvangen bedrag af van de openstaande post, dan boekt ZioSync het volledige bedrag van de post op de debiteur en het verschil op die rekening, met de omschrijving ‘Betalingsverschil’. De factuur is daarmee volledig afgeletterd. Bij betalingen in vreemde valuta rekent ZioSync om met de koers van de factuurdatum, en komt een eventueel restverschil ook op deze rekening.
Wil je dat grotere tekorten juist blijven openstaan? Met de add-on Deelbetalingen Matchen stel je een marge in. Is het tekort groter dan die marge, dan lettert ZioSync alleen het ontvangen bedrag af en blijft de rest openstaan. Bekijk alle Exact Online koppelingen van ZioSync.
Conclusie
Kleine betalingsverschillen boek je af op een eigen grootboekrekening, zodat facturen volledig worden afgeletterd en je lijst openstaande posten klopt. Grotere verschillen laat je openstaan als deelbetaling. Spreek een grens af, controleer de rekening Betalingsverschillen elke maand, en laat een koppeling het routinewerk doen.
Veelgestelde vragen
Op welke grootboekrekening boek ik een betalingsverschil?
Op een eigen resultatenrekening, bijvoorbeeld ‘Betalingsverschillen’. Zo zie je in één oogopslag hoeveel er in een periode is afgeboekt.
Wordt de factuur volledig afgeletterd als ik een betalingsverschil boek?
Ja. Je boekt het volledige factuurbedrag op de debiteur en het verschil op de rekening Betalingsverschillen. De factuur staat daarna niet meer open.
Wanneer boek ik een verschil niet af?
Als je het restant nog verwacht te ontvangen, bijvoorbeeld bij een deelbetaling. Laat het dan openstaan en volg het op bij de klant.
Wat is het verschil tussen een betalingsverschil en een koersverschil?
Een koersverschil ontstaat doordat de wisselkoers op de factuurdatum anders is dan op de betaaldag. Een betalingsverschil is elk ander verschil tussen factuur en betaling, zoals afronding of kosten.
Kan ZioSync betalingsverschillen automatisch boeken?
Ja. De afletterkoppelingen boeken elk verschil op de grootboekrekening voor betalingsverschillen die je instelt. Met de add-on Deelbetalingen Matchen laat je grotere tekorten juist openstaan.
Start gratis, en zonder gedoe, met ZioSync
- Gratis instelservice
- Altijd expert support beschikbaar
- 2 maanden gratis proefperiode