Orderverwerking automatiseren in Exact Online met slimme webshopkoppelingen
Inhoudsopgave
Verwerk je dagelijks bestellingen vanuit je webshop in Exact Online? Dan weet je hoeveel tijd het kan kosten om klantgegevens en orders handmatig over te nemen. Zeker wanneer het aantal bestellingen groeit, wordt dit al snel een tijdrovende en foutgevoelige klus. Gelukkig kan dit een stuk eenvoudiger. Door je orderverwerking te automatiseren met een webshopkoppeling van ZioSync, zorg je ervoor dat klant- en ordergegevens automatisch in Exact Online terechtkomen.
In deze blog lees je waarom nauwkeurige orderverwerking belangrijk is, hoe het verwerken van webshoporders zonder koppeling werkt en hoe ZioSync je helpt om dit proces efficiënter in te richten.
Waarom nauwkeurige orderverwerking in je boekhouding zo belangrijk is
Een goede administratie begint bij betrouwbare gegevens. Iedere bestelling die via je webshop binnenkomt, bevat belangrijke informatie voor je boekhouding. Denk aan klantgegevens, bestelde producten, aantallen, prijzen en btw-bedragen. Het is belangrijk dat deze gegevens nauwkeurig in je boekhouding verwerkt worden. Zo profiteer je namelijk van:
- Betrouwbare administratie: klant- en ordergegevens worden correct vastgelegd, waardoor je financiële gegevens beter aansluiten op de bestellingen in je webshop.
- Minder correctiewerk: fouten in klantgegevens, bedragen of btw-informatie kunnen leiden tot extra administratieve handelingen.
- Meer overzicht: je kunt orders eenvoudiger terugvinden en controleren in Exact Online.
- Tijdsbesparing: een efficiënt ingericht orderproces voorkomt dat je onnodig veel tijd kwijt bent aan administratieve werkzaamheden.
Hoe werkt orderverwerking in Exact Online?
Het verwerken van klant- en ordergegevens in Exact Online is doorgaans een handmatig proces. In de praktijk ziet dit er als volgt uit:
- Er komt een nieuwe bestelling binnen via je webshop
- Je opent de bestelling en controleert de klant- en ordergegevens
- Je zoekt in Exact Online of de klant al bestaat en maakt indien nodig een nieuwe klant aan
- Je voert de ordergegevens handmatig in Exact Online in
- Je controleert of alle gegevens, bedragen en btw-informatie correct zijn overgenomen
Bij een klein aantal bestellingen is deze werkwijze goed uitvoerbaar, maar zodra je webshop groeit, neemt ook het aantal administratieve handelingen toe.
De uitdagingen van handmatige orderverwerking vanuit je webshop
Handmatige orderverwerking kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten. Zeker wanneer je veel bestellingen verwerkt of vanuit meerdere verkoopkanalen werkt. Veel webshopeigenaren lopen tegen deze uitdagingen aan:
- Fouten bij het overnemen van gegevens
Een typefout is snel gemaakt. Denk aan een verkeerd huisnummer, een onjuist artikel, een verkeerd bedrag of een foutief btw-tarief. Wanneer je klant- en ordergegevens handmatig invoert, bestaat het risico dat informatie niet correct wordt overgenomen.
- Dubbele klantgegevens of orders
Wanneer je bij iedere bestelling handmatig klantgegevens controleert en invoert, kan het gebeuren dat een bestaande klant opnieuw wordt aangemaakt. Ook kan een bestelling per ongeluk twee keer worden verwerkt. Dit zorgt voor dubbele gegevens en extra controlewerk.
- Orders worden vergeten of te laat verwerkt
Wanneer bestellingen vanuit je webshop handmatig in Exact Online moeten worden ingevoerd, ben je afhankelijk van het moment waarop iemand deze werkzaamheden uitvoert. Tijdens drukke periodes kunnen orders blijven liggen of over het hoofd worden gezien. Hierdoor loopt je administratie achter op de daadwerkelijke bestellingen.
- Meer administratief werk bij groei
Hoe meer bestellingen je ontvangt, hoe meer tijd je kwijt bent aan het verwerken ervan. Dat maakt handmatige orderverwerking lastig schaalbaar.
Orderverwerking in Exact Online automatiseren met ZioSync
Wil je voorkomen dat je iedere webshopbestelling handmatig moet overnemen in Exact Online? Met de webshopkoppelingen van ZioSync kun je het verwerken van klant- en ordergegevens automatiseren.
ZioSync vormt de verbinding tussen je webshop en Exact Online. Hierdoor kunnen relevante gegevens vanuit je webshop automatisch worden geïmporteerd en verwerkt in je administratie.
Hoe werkt een webshopkoppeling met Exact Online?
Wanneer een klant een bestelling plaatst in je webshop, worden de relevante klant- en ordergegevens via ZioSync naar Exact Online doorgestuurd. Er wordt een verkoopboeking aangemaakt en gegevens zoals het orderbedrag, de btw, verzendkosten, kortingen en eventuele retouren worden automatisch verwerkt.
Voor nieuwe klanten wordt automatisch een debiteur aangemaakt en het is mogelijk om meerdere orders onder dezelfde debiteur te boeken.
De voordelen van automatische orderverwerking
- Minder handmatig invoerwerk: klant- en ordergegevens worden automatisch overgenomen
- Minder kans op invoerfouten: gegevens hoeven niet telkens opnieuw te worden overgetypt
- Een actuelere administratie: nieuwe bestellingen kunnen sneller in Exact Online worden verwerkt
- Meer tijd voor je onderneming: je besteedt minder tijd aan terugkerende administratieve werkzaamheden
- Eenvoudiger meegroeien: ook bij toenemende orderaantallen blijft het administratieve proces overzichtelijk
Welke webshops kun je aan Exact Online koppelen via ZioSync?
ZioSync biedt verschillende webshopkoppelingen: WooCommerce, Shopify en Bol.
WooCommerce koppelen aan Exact Online
Gebruik je WooCommerce voor je webshop? Met de WooCommerce – Exact Online koppeling van ZioSync kun je klantgegevens en bestellingen automatisch laten doorsturen naar Exact Online.
Shopify koppelen aan Exact Online
Ook voor webshops die draaien op Shopify is automatische orderverwerking interessant. Met de Shopify Webshop – Exact Online koppeling kunnen klant- en ordergegevens vanuit je Shopify-webshop worden overgenomen in Exact Online.
Bol koppelen aan Exact Online
Verkoop je producten via Bol.com? Dan wil je ook de bestellingen vanuit dit verkoopkanaal goed verwerken in je administratie. Met de Bol Webshop – Exact Online koppeling van ZioSync kun je relevante klant- en ordergegevens automatisch laten importeren. Zo hoef je bestellingen niet telkens handmatig vanuit je Bol-verkoopaccount over te nemen.
Kies voor efficiënte orderverwerking met ZioSync
Het handmatig verwerken van webshoporders in Exact Online kost tijd en brengt risico’s met zich mee. Naarmate je webshop groeit, wordt het steeds belangrijker om dit proces slim in te richten.
Door je orderverwerking te automatiseren met ZioSync zorg je ervoor dat klant- en ordergegevens vanuit je WooCommerce, Shopify of Bol webshop automatisch in Exact Online terechtkomen. Dat betekent minder handmatige werkzaamheden, minder kans op fouten en meer overzicht in je administratie.
Wil jij ook minder tijd kwijt zijn aan het verwerken van webshoporders in Exact Online? Probeer jouw gewenste koppeling 2 maanden gratis uit!
Start gratis, en zonder gedoe, met ZioSync
- Gratis instelservice
- Altijd expert support beschikbaar
- 2 maanden gratis proefperiode