Automatische btw-validatie in Exact Online met ZioSync
Inhoudsopgave
Internationaal zakendoen biedt veel kansen, maar brengt ook fiscale verplichtingen met zich mee. Verkoop je goederen of diensten aan zakelijke klanten binnen de Europese Unie? Dan is het essentieel om te controleren of het opgegeven btw-nummer geldig is. Doe je dit niet, dan loop je het risico op correcties, naheffingen en onnodige administratieve problemen.
Met de Btw-validator van ZioSync automatiseer je deze controle volledig binnen Exact Online.
Waarom btw-nummers controleren?
Bij leveringen aan zakelijke klanten binnen de EU mag je in veel gevallen het 0%-btw-tarief toepassen. Een belangrijke voorwaarde is dat je klant beschikt over een geldig btw-identificatienummer. Via het Europese VIES-systeem (VAT Information Exchange System) kun je controleren of jouw klanten een geldig btw-nummer hebben.
Wanneer achteraf blijkt dat een btw-nummer ongeldig is of niet bij de betreffende onderneming hoort, kan dit leiden tot fiscale risico’s en extra administratieve lasten.
De uitdaging van handmatige controles
Veel organisaties controleren btw-nummers handmatig. Dat kost niet alleen tijd, maar maakt het proces ook foutgevoelig. Zeker wanneer je regelmatig nieuwe klanten toevoegt of actief bent in meerdere Europese landen, wordt het lastig om alle gegevens actueel te houden.
Daarnaast kunnen bedrijfsgegevens wijzigen zonder dat je hiervan op de hoogte bent. Een btw-nummer dat vandaag geldig is, hoeft dat over enkele maanden niet meer te zijn.
Wat doet de ZioSync Btw-validator?
De Btw-validator van ZioSync controleert automatisch buitenlandse btw-nummers. Accounts worden automatisch geïmporteerd vanuit Exact Online, waarna de btw-nummers worden gevalideerd. Hierdoor hoef je niet langer handmatig gegevens op te zoeken of controles uit te voeren.
De koppeling controleert onder andere:
- Of het btw-nummer geldig is
- Of de bedrijfsnaam overeenkomt met de gegevens van de Europese Commissie
- Of adresgegevens overeenkomen met de officiële registratie
Door deze controles automatisch uit te voeren, werk je altijd met actuele en betrouwbare klantgegevens.
Automatische controles op belangrijke momenten
Een groot voordeel van de Btw-validator is dat controles niet beperkt blijven tot één moment. De koppeling kan controles uitvoeren wanneer:
- De koppeling voor het eerst wordt geïnstalleerd
- Een nieuwe relatie wordt aangemaakt
- Een bestaande relatie wordt gewijzigd
- Nieuwe transacties worden verwerkt
Meer zekerheid voor accountants en ondernemers
Voor accountants en ondernemers die internationaal actief zijn, biedt de Btw-validator extra zekerheid. Je voorkomt dat onjuiste gegevens ongemerkt in je administratie terechtkomen en verkleint de kans op fouten bij btw-verwerking.
Daarnaast hoef je niet langer afzonderlijk btw-nummers op te zoeken via externe websites. De controle vindt automatisch plaats vanuit je bestaande administratieproces.
Volledig geïntegreerd met Exact Online
Zoals alle koppelingen van ZioSync is ook de Btw-validator ontwikkeld voor gebruikers van Exact Online. De oplossing sluit naadloos aan op bestaande administratieve processen en helpt ondernemers en accountants om handmatig werk te verminderen en de kwaliteit van hun administratie te verbeteren.
De installatie van de koppeling is eenvoudig, je kunt direct profiteren van automatische validatie van buitenlandse btw-nummers.
Automatiseer je internationale administratie met ZioSync
Internationale handel hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door btw-validatie te automatiseren, voorkom je fouten, bespaar je tijd en werk je met betrouwbare klantgegevens.
Met de Btw-validator van ZioSync zorg je ervoor dat buitenlandse btw-nummers automatisch worden gecontroleerd, zodat jij je kunt richten op ondernemen in plaats van administratieve controles.
Wil je meer weten over deze koppeling of direct aan de slag? Start met de gratis proefperiode van 2 maanden of neem contact op voor vragen en installatiehulp.
Veelgestelde vragen
Hoeveel btw-validaties zijn inbegrepen?
Elke installatie bevat standaard 50 btw-validaties per maand. Heb je een hoger volume nodig? Dan kun je extra validaties toevoegen via add-ons. Deze zijn beschikbaar als maandelijkse uitbreiding of als eenmalige aanvulling.
Welke instellingen zijn beschikbaar binnen de koppeling?
De Btw-validator biedt verschillende instellingen om de koppeling af te stemmen op jouw werkwijze:
- Accounts importeren vanaf: bepaal vanaf welke datum relaties uit Exact Online worden meegenomen voor validatie. Alleen nieuwe of gewijzigde accounts vanaf deze datum worden verwerkt.
- Frequentie van e-mailoverzichten: kies of je dagelijks, wekelijks, maandelijks of helemaal geen e-mailupdates over uitgevoerde validaties wilt ontvangen.
Waar kan ik zien welke btw-nummers zijn gecontroleerd?
In het ZioSync-dashboard vind je onder het onderdeel Synchronisaties een overzicht van alle uitgevoerde validaties. Hier zie je onder andere de gecontroleerde accounts en bijbehorende btw-nummers.
Daarnaast kun je automatisch e-mailoverzichten ontvangen van uitgevoerde controles. De frequentie hiervan stel je zelf in op dagelijks, wekelijks of maandelijks. Wil je geen e-mails ontvangen? Dan kun je deze meldingen eenvoudig uitschakelen.
Welke uitbreidingen zijn beschikbaar voor de Btw-validator?
Naast de standaardfunctionaliteit zijn er twee aanvullende opties beschikbaar:
- Verhoging van de maandelijkse limiet: breid het aantal beschikbare validaties per maand uit.
- Eenmalige extra validaties: voeg een aanvullend tegoed toe dat pas wordt gebruikt wanneer de maandelijkse limiet is bereikt. Deze extra validaties blijven beschikbaar en verlopen niet.
Wat zijn de kosten van de Btw-validator?
Je kunt de Btw-validator de eerste twee maanden kosteloos uitproberen. Bevalt de koppeling? Dan kun je daarna de integratie gebruiken € 4,95 per maand.
Wat is VIES en waarom wordt het gebruikt?
VIES (VAT Information Exchange System) is het Europese controlesysteem voor btw-nummers. Via dit systeem kan worden gecontroleerd of een onderneming beschikt over een geldig btw-identificatienummer en officieel geregistreerd staat binnen de Europese Unie.
Dit is belangrijk voor bedrijven die zakendoen met klanten in andere EU-landen. Bij een geldig btw-nummer kunnen transacties onder bepaalde voorwaarden zonder btw worden gefactureerd. De Btw-validator van ZioSync maakt gebruik van VIES om deze controles automatisch uit te voeren.
Start gratis, en zonder gedoe, met ZioSync
- Gratis instelservice
- Altijd expert support beschikbaar
- 2 maanden gratis proefperiode