Sneller afletteren en transacties importeren naar Exact Online met de PayPal koppeling van ZioSync
Inhoudsopgave
ZioSync werkt aan oplossingen die het boekhoudproces eenvoudiger, sneller en foutloos maken. Een van deze oplossingen is de PayPal – Exact Online koppeling. Met deze integratie kun je transacties automatisch ophalen en gebruiken om verkoopfacturen in Exact Online af te letteren. Ook kun je alle betaaltransacties importeren in Exact Online, zodat je volledige financiële administratie altijd up-to-date is. Ontdek in deze blog hoe de koppeling werkt!
Hoe werkt automatisch afletteren met ZioSync?
Met de PayPal-koppeling van ZioSync kun je automatisch verkoopfacturen afletteren die via PayPal zijn betaald. Dit proces verloopt in drie stappen:
- PayPal-transacties ophalen via ZioSync
De koppeling haalt transacties op uit je PayPal-account. Hierbij worden onder andere de volgende gegevens meegenomen:
- Transactie-ID
- Betaald bedrag
- Betaaldatum
- Klantinformatie (indien beschikbaar)
- Valuta en eventuele PayPal-kosten
PayPal werkt niet met standaard uitbetalingsbestanden, in vergelijking met andere betalingsproviders. ZioSync heeft dit opgelost door de mogelijkheid te bieden om wekelijks of maandelijks de transacties vanuit Paypal in te laden.
- Matchen met openstaande verkoopfacturen in Exact Online
ZioSync vergelijkt de opgehaalde transacties met openstaande facturen in Exact Online. Hierbij wordt gekeken naar onder andere het factuurnummer, bedrag, de klant en betaaldatum. Wanneer er een match wordt gevonden, wordt de factuur automatisch als betaald gemarkeerd.
- Afletteren in Exact Online
Na succesvolle matching wordt de betaling automatisch afgeletterd in Exact Online. Dit voorkomt handmatig werkt en versnelt het gehele facturatieproces.
Importeren van PayPal-transacties naar Exact Online
Naast het afletteren is er nog een belangrijke functie van de koppeling: het importeren van PayPal-transacties naar Exact Online. Dit betekent dat:
- Alle transacties (ook losse betalingen, refunds of PayPal-kosten) worden overgezet naar Exact Online.
- Je administratie altijd volledig aansluit op je transacties in PayPal.
- Je ook transacties kunt verwerken waarvoor geen verkoopfactuur bestaat.
Belangrijk! De koppeling probeert zoveel mogelijk automatisch te matchen, maar de geïmporteerde transacties moeten nog wel handmatig gecontroleerd worden in Exact Online. Denk hierbij aan uitzonderingen zoals valutaverschillen, refunds of transacties zonder factuur.
De koppeling neemt dus het grootste deel van het werk uit handen, maar Exact Online vereist in sommige gevallen een handmatige controle door de gebruiker.
Waarom deze koppeling onmisbaar is voor PayPal-gebruikers
Door het installeren van de PayPal – Exact Online koppeling van ZioSync profiteer je van verschillende voordelen:
- Tijdbesparing – geen handmatig werk meer
- Minder kans op fouten – automatische matching voorkomt vergissingen
- Beter inzicht in de cashflow – transacties staan sneller in je boekhouding
- Altijd actuele administratie – alle transacties worden meegenomen
- Eenvoudige implementatie – binnen enkele minuten ingesteld
Conclusie
De PayPal – Exact Online koppeling van ZioSync maakt je financiële administratie een stuk eenvoudiger. Door transacties automatisch op te halen, te matchen en te importeren naar Exact Online, bespaar je tijd en voorkom je fouten.
Start vandaag nog met het automatiseren van je boekhouding – vraag een gratis proefperiode aan van 2 maanden! Neem bij vragen contact met ons op, we helpen je graag verder.
Veelgestelde vragen
Hoe installeer ik de PayPal – Exact Online koppeling?
Registreer je ZioSync account via deze link en installeer de PayPal integratie in een paar stappen. Heb je hulp nodig bij de installatie? Maak gebruik van onze gratis instelservice. Neem hiervoor contact met ons op via [email protected] of WhatsApp.
Welke gegevens worden vanuit PayPal naar Exact Online geïmporteerd?
Met de koppeling wordt, zodra er een aankoop wordt gedaan in je webshop, een verkoopboeking gemaakt in Exact Online. Daarnaast wordt voor de verkooporder een debiteur aangemaakt als het een nieuwe klant betreft. Indien gewenst, is het ook mogelijk om alle gegevens op dezelfde debiteur te boeken. Dit wordt een verzameldebiteur genoemd.
Welke voorkeuren kun je instellen voor de PayPal – Exact Online koppeling?
Er zijn diverse instellingen waaruit je kunt kiezen. Zo kun je aangeven vanaf welke datum de transacties vanuit PayPal geïmporteerd moeten worden en welke referentie gebruikt moet worden om te matchen met de openstaande posten. Voor Exact Online stel je de juiste grootboekrekeningen in om te koppelen aan de juiste posten. Het gaat hierbij om:
- Grootboekrekening betaalkosten
- Grootboekrekening betalingsverschillen
- Grootboekrekening chargebacks
- Grootboekrekening refunds
- Grootboekrekening kruisposten
- Bankboek aflettermodule
- Automatisch boeken wanneer volledig gematcht
- Openstaande posten referentie locatie
Bekijk de PayPal handleiding voor meer informatie over deze grootboekrekeningen en andere instellingen.
Welke add-ons kan ik toevoegen aan de PayPal – Exact Online koppeling?
De PayPal – Exact Online koppeling kan uitgebreid worden met zogeheten add-ons. Je hebt hierbij de keuze uit de volgende add-ons:
- Niet-Gematchte Transacties: Deze add-on voeg je toe als er niet voor alle PayPal betalingen een openstaande post in Exact Online staat, maar je wel wil dat deze transacties geboekt worden.
- Openstaande Posten Beschrijvingen Filteren: Met deze add-on filter je openstaande posten op basis van de beschrijving, waardoor specifieke transacties beter geïdentificeerd kunnen worden.
Hoe zet je de PayPal – Exact Online koppeling aan in je ZioSync dashboard?
Nadat zowel PayPal als Exact Online verbonden zijn met ZioSync moet de koppeling nog aangezet worden voordat je deze daadwerkelijk kunt gebruiken. Ga hiervoor naar het overzicht in je ZioSync dashboard. Zijn beide integraties groen? Navigeer dan naar Componenten en taken en schakel beide opties in deze sectie in.
Hoe vaak worden gegevens vanuit PayPal bijgewerkt in Exact Online?
De gegevens vanuit PayPal worden vrijwel direct gesynchroniseerd naar Exact Online. Per dag en per minuut zijn er echter wel bepaalde API limieten, namelijk 5.000 calls per dag en 60 calls per minuut. In vrijwel alle gevallen is dit ruim voldoende om dagelijks alle transacties te verwerken. Mocht dit niet het geval zijn, dan kun je overwegen om over te stappen naar Exact Online Handel Premium. Dit pakket heeft namelijk meer API calls.
Werkt ZioSync met Service Level Agreements (SLA)?
Nee, ZioSync werkt niet met Service Level Agreements (SLA). Wij bieden support op maat aan, altijd volledig gratis en vrijblijvend. Er zijn dus geen verschillende service levels. Elke klant is voor ons even belangrijk en verdient dezelfde ondersteuning, zowel bij grote als kleine vragen.
Start gratis, en zonder gedoe, met ZioSync
- Gratis instelservice
- Altijd expert support beschikbaar
- 2 maanden gratis proefperiode