Automatisch afletteren in Exact Online: sneller grip op je administratie
Inhoudsopgave
Het verwerken van betalingen is een terugkerend onderdeel van iedere financiële administratie. Zodra klanten facturen betalen, moeten deze betalingen correct gekoppeld worden aan de openstaande posten in het systeem. Dit proces noemen we afletteren.
Voor ondernemingen is afletteren een noodzakelijke stap om de boekhouding actueel te houden, maar het kan ook een tijdrovende klus worden. Zeker wanneer het aantal transacties groeit of betalingen niet altijd exact overeenkomen met één factuur.
In dit artikel leggen we uit wat afletteren in Exact Online precies inhoudt, waarom handmatig afletteren vaak onnodig veel tijd kost en welke voordelen automatisering kan opleveren.
Wat is afletteren in Exact Online?
Afletteren betekent dat je een betaling koppelt aan een openstaande factuur of post in je administratie. Wanneer een klant een factuur betaalt, komt deze betaling binnen als bankmutatie. In Exact Online staat die factuur nog open totdat je de mutatie aan de juiste post koppelt.
Door dit te doen, wordt de factuur als voldaan geregistreerd en klopt het overzicht van openstaande posten weer. Afletteren is daarmee een essentieel onderdeel van je administratie.
Waarom is afletteren zo belangrijk?
Een goed afletterproces zorgt ervoor dat je boekhouding actueel blijft en je inzicht hebt in openstaande debiteuren. Als betalingen niet goed worden afgeletterd, blijven facturen openstaan, waardoor de administratie niet up-to-date is.
De nadelen van handmatig afletteren
Veel bedrijven beginnen met handmatig afletteren. Dat betekent dat bankmutaties één voor één gecontroleerd en gematcht moeten worden met openstaande posten. Dit werkt prima zolang het om een beperkt aantal transacties gaat, maar wordt al snel een uitdaging bij grotere aantallen. De nadelen van handmatig afletteren in Exact Online zijn:
- Kost veel tijd: Elke mutatie moet handmatig gecontroleerd en gekoppeld worden. Bij een groot aantal bankmutaties kost dit veel extra tijd per week.
- Foutgevoeligheid: Er worden sneller fouten gemaakt. Nummers worden verkeerd gelezen, er worden verkeerde regels toegepast, of posten worden vergeten. Dit leidt tot afwijkingen in de financiële rapportages.
- Inconsistentie: Verschillende medewerkers kunnen op een verschillende manier afletteren, waardoor de administratie niet consistent is.
- Beperkte schaalbaarheid: Naarmate je organisatie groeit, groeit ook het aantal transacties. Wat ooit beheersbaar was, wordt al snel onhoudbaar zonder automatisering.
Hoe Exact Online het afletterproces ondersteunt
Exact Online helpt gebruikers door bankmutaties automatisch te vergelijken met openstaande posten. Op basis van kenmerken zoals bedrag, relatie, betalingskenmerk of factuurnummer kan het systeem een match voorstellen. Wanneer de overeenkomst duidelijk genoeg is, kan de mutatie zelfs automatisch worden afgeletterd.
Daarnaast kun je in Exact Online gebruikmaken van herkenningsregels. Daarmee wordt het systeem slimmer in het herkennen van terugkerende transacties. Hoe consistenter de betaalinformatie, hoe beter automatisch afletteren werkt.
De voordelen van automatisch afletteren
Automatisch afletteren biedt verschillende voordelen:
- Tijdbesparing: De administratie kan sneller worden bijgewerkt, waardoor je je kunt richten op andere kerntaken binnen je onderneming.
- Verhoogde kwaliteit: Automatisch afletteren is minder foutgevoelig, wat de kwaliteit van je administratie verhoogt.
Automatiseer het afletterproces met ZioSync
ZioSync helpt je om het afletterproces verder te versimpelen. Door je betalingsprovider te koppelen aan Exact Online kun je je boekhouding volledig automatiseren. Transacties worden automatisch geïmporteerd in Exact Online en gematcht met de juiste openstaande posten. Dit resulteert in actuele en betrouwbare boekhouding!
Maak een account aan en probeer ZioSync vandaag nog uit – de eerste 2 maanden zijn volledig gratis. Hulp nodig bij het instellen van je account? Maak gebruik van de gratis instelservice.
Veelgestelde vragen
Met welke ZioSync koppelingen kan ik automatisch afletteren in Exact Online?
ZioSync heeft verschillende koppelingen met Exact Online. De volgende koppelingen zijn geschikt voor automatisch afletteren:
Wat kosten de koppelingen van ZioSync?
De afletterkoppelingen van ZioSync, dus Stripe, Mollie, PayPal en Shopify Payments, kosten allemaal € 9,95 per maand. De eerste 2 maanden profiteer je van een gratis proefperiode.
Hoe installeer ik afletterkoppelingen in ZioSync?
Het installeren van koppelingen in ZioSync is eenvoudig en vaak al binnen enkele stappen gebeurt:
- Verbind ZioSync met de betalingsprovider
- Verbind ZioSync met Exact Online
- Kies de gewenste instellingen
Bekijk de installatiehandleidingen voor meer informatie. Wil je de installatie liever uitbesteden? Maak dan gebruik van onze gratis instelservice.
Kan ik niet-gematchte transacties alsnog boeken in Exact Online?
Ja, dit is mogelijk. Bij alle afletterkoppelingen kan er een add-on toegevoegd worden in ZioSync: Niet-gematchte transacties boeken. Deze add-on zorgt ervoor dat transacties waarvoor geen match is gevonden, alsnog naar Exact Online geboekt worden.
De add-on kost € 5 per maand en kan eenvoudig toegevoegd worden in je ZioSync dashboard.
Kan ik betalingen ook met terugwerkende kracht importeren en afletteren?
Ja, dit kan met de achteraf importeren add-on. Oudere transacties kunnen zo automatisch geïmporteerd worden in je boekhouding, en vervolgens gematcht worden met openstaande posten.
Deze add-on kost eenmalig € 5 voor elke maand die je achteraf wilt importeren, en kan worden toegevoegd in je ZioSync dashboard.
Kunnen er nog andere add-ons toegevoegd worden aan de koppelingen?
Naast de add-ons Niet-gematchte transacties boeken en Achteraf importeren is er ook nog de Openstaande Posten Beschrijvingen Filteren add-on. Met deze add-on kunnen openstaande posten gefilterd worden op basis van de beschrijving.
Dit helpt bij het identificeren van specifieke transacties en het verbeteren van de nauwkeurigheid van de boekhouding. Je krijgt hiermee meer controle over de referentie die gebruikt wordt bij het matchen van openstaande posten.
Bovendien is de add-on ook handig wanneer je openstaande posten van meerdere bedrijven in dezelfde administratie hebt. Je kunt zo namelijk eenvoudig filteren en behoudt het overzicht.
Start gratis, en zonder gedoe, met ZioSync
- Gratis instelservice
- Altijd expert support beschikbaar
- 2 maanden gratis proefperiode